企業每個月發薪水，看起來只是把員工的月薪匯入帳戶，但對 HR 來說，實際的薪資計算流程遠比想像中複雜。
除了基本薪資之外，還可能涉及出勤、遲到早退、請假、加班、津貼、獎金、勞保、健保、勞退與所得稅等項目。
因此不少企業在計薪時都會遇到這些問題：
以下就從企業 HR 的角度，完整解析每個月的薪資計算流程。
一般企業的薪資可以先分成「應發」與「應扣」兩大部分。
應發薪資＝基本薪資＋津貼＋加班費＋當月應計入的獎金或其他給付
接著再扣除員工依法或依約應負擔的項目：
實領薪資＝應發薪資－勞保自付額－健保自付額－勞退自提－所得稅－其他合法扣款
因此，員工勞動契約上寫的「月薪」，不一定就是最後匯入銀行帳戶的金額。
企業在計算薪資之前，必須先確認每一項薪資、津貼及獎金的性質，以及當月實際出勤狀況。
企業實際進行薪資計算時，大致可以分成以下幾個步驟。
首先確認員工當月的薪資條件，例如基本薪資、職務津貼、伙食津貼、固定津貼及其他薪資項目。
如果當月有人員到職、離職、調薪、留職停薪或職務異動，也必須同步更新。
2026年1月1日起，台灣每月最低工資為 29,500元，每小時最低工資為 196元。企業除了調整薪資之外，也應同步檢查勞健保、勞退及薪資系統設定。想進一步了解可參考：2026基本工資調漲至29,500元，HR薪資、勞健保與勞退要調整哪些設定？
薪資計算與出勤資料密切相關，因此 HR 通常必須先完成當月考勤結算。
包含上下班打卡、遲到、早退、缺勤、請假、加班、補休以及排班資料等。
尤其員工人數越多，如果出勤系統與薪資計算分開管理，HR 往往需要花大量時間整理 Excel、核對異常資料，再重新輸入薪資系統。
不同假別對薪資的影響並不相同。
例如特別休假通常為有薪假，但事假、病假或其他假別，則必須依照相關法規與企業制度計算薪資。
因此企業在計薪前，不能只看「請假幾天」，還必須確認請的是什麼假、請假時數以及該假別的薪資規則。
如果員工當月有加班，還需要依照平日、休息日、休假日等不同出勤情況計算加班費。
月薪制勞工計算加班費時，在符合一般月薪制計算方式的情況下，平日每小時工資額通常可依：
平日每小時工資額＝月薪總額÷30÷8
再依不同加班時段所適用的加給標準計算。
因此，加班費不是單純用「月薪÷工作天數」就能完成計算。如果想進一步了解平日、休息日等不同情況的計算方式，可參考：2026加班費怎麼算？平日、休息日加班費計算方式一次看懂。
完成出勤、請假及加班資料後，就可以計算員工當月應發薪資。
例如某員工月薪40,000元，當月另有職務津貼2,000元、加班費3,000元，則：
當月應發薪資＝40,000＋2,000＋3,000＝45,000元
但45,000元仍不是員工最後實際領到的薪資，接下來還必須計算勞健保及其他扣款。
企業每月還必須依員工的薪資狀況，確認適用的勞保投保薪資及健保投保金額級距。
勞保投保薪資應依勞工月薪資總額，按照投保薪資分級表所列的等級申報。
2026年健保投保金額分級表第一級為 29,500元，企業應依員工實際薪資對應正確投保級距。
薪資計算時，HR 再依當年度保險費率、投保級距、員工負擔比例及眷屬等條件計算員工應負擔的保費。
因此，當員工調薪時，企業除了調整薪資，也要注意是否需要同步調整勞健保投保級距。
關於投保級距、公司負擔與員工負擔的詳細說明，可以進一步參考：2026勞健保計算方式｜勞保、健保投保級距與公司員工負擔一次看懂。
勞退也是企業薪資作業中很容易混淆的一個項目。
依勞退新制規定，雇主應按月為適用勞退新制的勞工提繳不得低於每月工資6%的退休金，存入勞工退休金個人專戶。
最重要的是：
雇主提繳的勞退6%是公司額外負擔，不能直接從員工薪水中扣除。
如果員工另外選擇「勞退自提」，才會依員工選擇的自提比例，從薪資中扣除。
因此企業計薪時要清楚區分：
公司提繳勞退＝企業成本
員工自提勞退＝員工薪資扣款
兩者不能混在一起計算。
如果想進一步了解雇主提繳6%、員工自提6%以及常見薪資扣款問題，可參考：勞退6%是公司付還是員工付？
這也是員工收到薪資單時最常詢問 HR 的問題。
假設某員工當月應發薪資為45,000元，接著扣除員工自行負擔的勞保、健保、勞退自提及所得稅等項目後，剩下的金額才是實際匯入員工帳戶的「實領薪資」。
因此可以簡單理解為：
應發薪資＝員工這個月總共賺到多少
應扣薪資＝依法或依約需要扣除多少
實領薪資＝最後實際匯入員工帳戶多少
薪資單如果能清楚列出每一項應發與應扣項目，也能降低員工對薪資計算產生疑問。
如果想了解薪資條應該包含哪些內容，以及企業如何透過電子薪資單與員工 Portal 提供薪資明細，可以參考：薪資單怎麼做？薪資條內容、PDF電子薪資單與員工Portal一次看懂。
薪資計算真正困難的地方，通常不是公式本身，而是資料來源太多。
例如出勤在一份 Excel、請假資料在另一套系統、加班又由主管另外核准，勞健保資料再由 HR 手動維護。
只要其中一項資料沒有同步，就可能造成薪資錯誤。
常見的薪資計算錯誤包括：
員工人數增加之後，這些問題通常會更加明顯。
員工人數不多時，企業確實可以使用 Excel 計算薪資。
但隨著人數增加、排班變複雜、津貼增加或加班頻率提高，Excel 就需要大量人工整理及核對。
HR薪資系統則可以把員工資料、出勤、排班、請假、加班、勞健保與薪資計算串聯在一起。
例如員工完成打卡後，系統可以累積出勤資料；請假與加班經主管核准後，再直接帶入薪資計算，HR 不需要重新輸入相同資料。
這也是企業導入人資系統後，最容易感受到效率提升的工作之一。
如果企業正在評估是否繼續使用 Excel 計薪，也可以延伸閱讀：薪資系統是什麼？Excel計薪與HR薪資系統差在哪？，進一步比較兩種方式在薪資計算、資料整合與人工管理上的差異。
完整的人資薪資系統不只是「算薪水」，而是把整個計薪流程整合起來。
從員工基本資料、出勤打卡、排班、請假、加班，到薪資計算、勞健保級距及薪資單產生，都可以透過系統建立一致的資料流程。
對 HR 而言，最大的價值並不是少打一個公式，而是減少重複輸入、降低人工核對時間，也降低薪資計算錯誤的風險。
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一般月薪制勞工計算平日每小時工資額時，在符合相關條件下可用 月薪總額÷30÷8 計算；實際仍須依勞動契約及工資項目性質判斷。
不一定。員工實際入帳金額還需要扣除勞保、健保、勞退自提、所得稅及其他合法扣款。
不可以。雇主依法提繳的勞退至少6%屬於雇主額外負擔；只有員工自行選擇勞退自提的部分才會從員工薪資中扣除。更多說明可參考：勞退6%是公司付還是員工付？
如果薪資變動後對應的投保級距改變，企業應依相關規定辦理投保薪資或投保金額調整。
企業每月薪資計算其實是一整套流程：
員工資料 → 出勤 → 請假 → 加班 → 應發薪資 → 勞健保 → 勞退 → 其他扣款 → 實領薪資 → 薪資單
當企業只有少數員工時，Excel 或許還能處理；但隨著員工人數增加、排班及薪資制度變得複雜，HR 每月需要投入的人工核對時間也會快速增加。
如果企業正在比較 Excel 與系統化計薪方式，可以先閱讀薪資系統是什麼？Excel計薪與HR薪資系統差在哪？，了解不同規模企業在薪資管理上的差異。
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如果企業目前仍大量使用 Excel 整理出勤及薪資資料，也可以免費預約 HR 系統 Demo，進一步了解人資系統如何協助簡化每月計薪流程。
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