企業每個月發薪水，看起來只是把員工的月薪匯入帳戶，但對 HR 來說，實際的薪資計算流程遠比想像中複雜。

除了基本薪資之外，還可能涉及出勤、遲到早退、請假、加班、津貼、獎金、勞保、健保、勞退與所得稅等項目。

因此不少企業在計薪時都會遇到這些問題：

• 月薪到底怎麼算？
• 員工請假、加班後，薪資要怎麼調整？
• 勞保、健保要扣多少？
• 勞退 6% 可以從員工薪水扣嗎？
• 應發薪資與實領薪資有什麼不同？
• 使用 Excel 計薪與薪資系統有什麼差別？

一、薪資怎麼算？先了解薪資的基本結構

一般企業的薪資，可以先分成「應發」與「應扣」兩大部分。

接著再扣除員工依法或依約應負擔的項目：

因此，員工勞動契約上約定的「月薪」，不一定就是最後匯入銀行帳戶的金額。

企業在計算薪資之前，必須先確認各項工資、津貼與獎金的性質，以及員工當月實際出勤狀況。

二、企業每月薪資計算流程

企業實際進行薪資計算時，通常會涉及以下幾項工作。

◆ 1. 確認員工基本薪資資料

首先確認員工當月的薪資條件，例如基本薪資、職務津貼、伙食津貼、固定津貼及其他薪資項目。

如果當月有人員到職、離職、調薪、留職停薪或職務異動，也必須同步更新。

延伸閱讀： 2026 基本工資調漲至 29,500 元｜HR 薪資、勞健保與勞退要調整哪些設定？

◆ 2. 匯整員工出勤資料

薪資計算與出勤資料密切相關，因此 HR 通常必須先完成當月考勤結算。

• 上下班打卡
• 遲到與早退
• 缺勤
• 請假
• 加班
• 補休
• 排班資料

尤其員工人數越多，如果出勤系統與薪資計算分開管理，HR 往往需要花大量時間整理 Excel、核對異常資料，再重新輸入薪資系統。

◆ 3. 計算請假與缺勤影響

不同假別對薪資的影響並不相同。

例如特別休假通常為有薪假，但事假、病假或其他假別，則必須依相關法規與企業制度處理薪資。

◆ 4. 計算加班費

如果員工當月有加班，還需要依平日、休息日、休假日等不同出勤情況計算加班費。

月薪制勞工計算加班費時，在符合一般月薪制計算方式的情況下，平日每小時工資額通常可依：

再依不同加班時段所適用的加給標準計算。因此，加班費不是單純用「月薪 ÷ 工作天數」就能完成。

延伸閱讀： 2026 加班費怎麼算？平日、休息日加班費計算方式一次看懂

◆ 5. 計算當月應發薪資

完成出勤、請假及加班資料後，就可以計算員工當月應發薪資。

薪資項目	金額
月薪	40,000 元
職務津貼	2,000 元
當月加班費	3,000 元
當月應發薪資	45,000 元

但 45,000 元仍不是員工最後實際領到的薪資，接下來還必須處理勞健保、勞退自提、所得稅及其他合法扣款。

三、勞保、健保怎麼算？

企業每月還必須依員工薪資狀況，確認適用的勞保投保薪資及健保投保金額級距。

勞保投保薪資應依勞工月薪資總額，按照投保薪資分級表所列等級申報。

薪資計算時，HR 再依當年度保險費率、投保級距、員工負擔比例及相關條件計算員工應負擔的保費。

延伸閱讀： 2026 勞健保計算方式｜勞保、健保投保級距與公司員工負擔一次看懂

四、勞退 6% 怎麼處理？

勞退也是企業薪資作業中很容易混淆的一個項目。

依勞退新制規定，雇主應按月為適用勞退新制的勞工提繳不得低於每月工資 6% 的退休金，存入勞工退休金個人專戶。

如果員工另外選擇「勞退自提」，才會依員工自願提繳比例，由薪資中扣繳。

公司提繳勞退 → 企業負擔
員工自提勞退 → 員工薪資扣款

兩者不能混在一起計算。

延伸閱讀： 勞退 6% 是公司付還是員工付？

五、應發薪資與實領薪資差在哪？

這也是員工收到薪資單時常會詢問 HR 的問題。

假設某員工當月應發薪資為 45,000 元，接著扣除員工應負擔的勞保、健保、勞退自提、所得稅及其他合法扣款後，剩下的金額才是實際匯入員工帳戶的「實領薪資」。

薪資單如果能清楚列出各項應發與應扣項目，也能讓員工更容易了解自己的薪資組成。

延伸閱讀： 薪資單怎麼做？薪資條內容、PDF 電子薪資單與員工 Portal 一次看懂

六、為什麼企業薪資計算容易出錯？

薪資計算真正困難的地方，通常不是公式本身，而是資料來源太多。

例如：

• 出勤資料在一份 Excel
• 請假資料在另一套系統
• 加班由主管另外核准
• 勞健保資料由 HR 手動維護
• 津貼與獎金又有不同計算方式

只要其中一項資料沒有同步，就可能造成薪資結果錯誤。

常見問題包括：

• 出勤時數錯誤
• 加班費漏算
• 請假資料沒有同步
• 投保級距未調整
• 津貼設定錯誤
• 勞退提繳資料錯誤
• Excel 公式遭修改或複製錯誤

員工人數增加之後，人工核對的工作量也會跟著增加。

七、Excel 計薪與 HR 薪資系統差在哪？

員工人數不多、薪資制度單純時，企業確實可以使用 Excel 計算薪資。

但隨著人數增加、排班變複雜、津貼增加或加班頻率提高，Excel 就需要更多人工整理及核對。

比較項目	Excel 計薪	HR 薪資系統
員工資料	人工維護	集中管理
出勤資料	匯出後整理	可與差勤整合
請假／加班	人工核對	可串接簽核資料
薪資公式	人工建立維護	系統規則設定
勞健保資料	人工核對	可集中管理
薪資單	個別製作或匯出	系統產生
人數增加後	作業量快速增加	較容易集中管理

HR 薪資系統的核心價值，是將員工資料、出勤、排班、請假、加班、勞健保與薪資計算串聯在一起。

延伸閱讀： 薪資系統是什麼？Excel 計薪與 HR 薪資系統差在哪？

八、HR 薪資系統可以協助哪些工作？

完整的人資薪資系統不只是「算薪水」，而是把整個計薪流程整合起來。

例如：

• 員工基本資料
• 出勤與打卡
• 排班
• 請假
• 加班
• 薪資計算
• 勞健保相關資料
• 勞退資料
• 薪資單

EVI HR-Smart 人力資源管理系統可整合人事、出勤、排班、請假、加班、薪資及相關人資管理流程，協助企業將分散的人事資料集中管理。

九、薪資計算常見問題 FAQ

◆ 月薪怎麼換算時薪？
一般月薪制勞工計算平日每小時工資額時，在符合相關條件下，可用「月薪總額 ÷ 30 ÷ 8」作為計算基礎，實際仍須依勞動契約、工資項目性質與適用法規判斷。

◆ 員工月薪就是實領薪資嗎？
不一定。員工實際入帳金額還可能需要扣除勞保、健保、勞退自提、所得稅及其他合法扣款。

◆ 公司提繳的勞退 6% 可以扣員工薪水嗎？
雇主依法應負擔的退休金，不得直接從勞雇雙方原本約定的工資中扣除。只有員工自願提繳的部分，才會依其自提比例由薪資中扣繳。

◆ 員工調薪後，勞健保需要一起調整嗎？
薪資發生變動後，企業應檢視員工適用的投保薪資、投保金額及月提繳工資是否需要依相關規定調整。

十、薪資計算不是只有「底薪加減」

企業每月薪資計算，其實是一整套資料整合流程。

從員工基本資料、出勤、請假與加班，到應發薪資、勞健保、勞退、其他扣款及薪資單，每一項資料都可能影響最後的薪資結果。

當企業只有少數員工時，Excel 或許還能處理；但隨著員工人數增加、排班及薪資制度變得複雜，HR 每月需要投入的人工核對時間也會快速增加。

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如果企業目前仍大量使用 Excel 整理出勤及薪資資料，可以進一步評估將人事、出勤與薪資流程整合至同一套 HR 系統。