員工底薪、津貼、獎金、加班費、請假扣款、遲到早退、勞健保、勞退、所得稅，看似只是數字加減，實際上卻牽涉出勤資料、薪資制度與相關法規。

不少中小企業一開始會使用 Excel 計算薪資，員工不多時確實方便又彈性。但隨著公司成長、班別增加、薪資制度變複雜，HR 每個月需要整理與核對的資料也會快速增加。

一、薪資系統是什麼？

薪資系統（Payroll System）是協助企業進行員工薪資計算與薪資管理的資訊系統，可整合每月計薪所需要的資料，例如：

• 基本薪資、津貼與獎金
• 出勤、遲到與早退
• 請假與加班資料
• 勞保、健保與勞退
• 所得稅與其他扣款
• 企業自訂薪資項目

如果薪資系統再與人事、出勤、排班、請假及加班整合，就能形成更完整的 HR 人資管理流程。

二、為什麼很多企業一開始都用 Excel 計薪？

Excel 最大的優點是容易取得、彈性高，也不需要另外導入系統。對員工人數少、薪資制度單純、排班與加班不複雜的企業來說，Excel 通常已能滿足基本需求。

但企業規模增加後，真正的問題通常不是 Excel「算不出來」，而是 HR 必須花越來越多時間整理出勤、請假、加班、薪資與保險資料。

三、Excel 計薪最常遇到哪些問題？

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四、Excel 計薪和 HR 薪資系統差在哪？

五、HR 薪資系統通常有哪些功能？

◆ 薪資項目與計算規則

可依企業制度設定本薪、津貼、獎金、加班費、請假扣款及其他薪資項目。

◆ 出勤、請假與加班整合

將打卡、遲到早退、請假及核准加班資料銜接薪資作業，減少 HR 重複輸入。

◆ 勞健保與勞退管理

集中管理員工薪資與投保相關資料，方便 HR 在到職、離職或調薪時進行核對。

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◆ 電子薪資單與員工 Portal

員工可自行查詢薪資明細與歷史薪資單，減少 HR 製作、寄送及回覆查詢的行政工作。

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六、什麼樣的公司適合繼續使用 Excel？

如果企業員工人數不多、薪資制度單純、幾乎沒有排班、加班與複雜津貼，而且 HR 每月整理薪資所需時間不長，Excel 仍可能是成本低且足夠使用的工具。

因此企業真正需要評估的不是「Excel 好不好」，而是目前的人數與管理複雜度，是否已經超過 Excel 適合管理的程度。

七、出現哪些情況，可以開始考慮導入薪資系統？

八、選擇薪資系統時，要注意哪些事情？

企業評估薪資系統時，不應只比較價格與功能數量，更重要的是能不能符合實際管理制度。

• 薪資規則是否有彈性：能否設定不同津貼、獎金、扣款及計薪方式
• 能否整合出勤：減少打卡、請假與加班資料重複整理
• 是否支援排班制度：尤其是製造、服務、餐飲及輪班企業
• 勞健保與勞退管理：是否能集中管理相關人事與投保資料
• 員工自助查詢：是否提供電子薪資單或員工 Portal
• 權限與資安：能否依角色控制薪資資料的查看與操作權限

結論：Excel 與薪資系統的差異，不只是「誰算得比較快」

Excel 與 HR 薪資系統都能計算薪資，真正的差異在於資料如何進入計薪流程，以及 HR 需要投入多少人工整理與核對。

如果企業每個月仍需要大量整理出勤、請假、加班與薪資 Excel，就可以開始重新評估目前的薪資作業流程。

導入 HR 系統的目的，不只是把 Excel 換成軟體，而是建立一套更容易維護、查詢與持續擴充的人資管理流程。